BMailでファイルを送信する方法は、大きく「メール送信と同時にダウンロード案内メールを自動送信する方法」「送信前にアップロードを行う（ダウンロード案内メールは自分で作成する）方法」の2通りありますので、それぞれの操作方法をご説明します。また、送信履歴の確認方法、設定変更方法についても説明します。
はじめは使い方を確認するため、メールの宛先を自分自身のメールアドレスにした上で動作確認することをおすすめします。
目次
メール送信と同時にダウンロード案内メールを自動送信する
BMailをインストールするとメールの送信時に自動で添付ファイルをアップロードし、ユーザーに情報を案内することができるようになります。
試しに添付ファイルを付けたメールを作成して「送信」ボタンを押してみましょう。
以下のダイアログが表示されます。「OneDriveにアップロードして案内メールを送信」ボタンを押してみましょう。
サインイン画面が表示されますので、OneDrive（Microsoft）のアカウントでログインしてください。
2回目の送信以降はサインインは省略されます。ただし、Outlook終了後は再度サインインが必要となります。
サインインに成功すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードにされます。アップロード完了後にメールが送信されます。
送信完了後、「送信済」より送られたメールを確認してみましょう。元のメールに加え、以下のダウンロード案内メールが送られています。
受け取ったユーザーが、このメール記載のURLをクリックすることで以下のようなダウンロード画面が表示されます。アイコンをクリックすることでダウンロードすることができます。
また、BMailではダウンロードの際にパスワードを設定することができます。再度、メール作成画面からファイルを添付し、「送信」ボタンを押します。アップロード確認ダイアログで今後は「パスワード」欄にパスワードを設定して送ってみましょう。
メール送信後、「送信済」ボックスを見てみましょう。今後はダウンロード案内メール欄に先ほど設定したパスワードが記載されています。
受け取り側のユーザーがダウンロードURLのリンクをクリックすると、以下のようなパスワード入力画面が表示されます。
メールに記載されたパスワードを入力することでファイルがダウンロードできます。
パスワードを設定した場合、既定ではダウンロードURLと同時にパスワードを案内しますが、パスワードは別で送りたい場合は、Outlookの[アドイン]メニュー＞設定＞[メール]タブより、送らないように設定することも可能です。
パスワードを設定してメールを送信時にエラーが出る場合
ただし、本パスワードの設定機能はOneDrive for Businessの機能を使っているため、OneDrive for Businessのアカウントでサインインした場合のみご利用可能となります。
OneDrive for BusinesとはMicrosoft 365(旧：Office365)をご契約した場合に付与されるOneDriveサービスのことです。会社のOutlookでお使いの場合は、多くがMicrosoft 365アカウントでお使いですので本機能がご利用いただけるでしょう。もし自身のOneDriveがfor Businessかどうかを確実に知りたい場合は、OneDriveのWebサイト(https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage)にログイン後、自身のストレージ容量をご確認ください。容量が最大5GBとなっている場合は無償版となるため本機能はご利用いただけませんが、1TB等になっている場合はfor Businessのため、ご利用可能です。
もし、OneDrive無償版をご利用している場合はメールの「送信」ボタンを押した後に以下のエラーが表示されます。
もし、OneDrive無償版でもパスワードつきでお送りしたい場合はOutlookの[アドイン]メニューにある[設定]ボタン＞[アップロード]タブより、[パスワード方式]の設定を「ZIP」に変更することで、ZIPの解凍パスワードとしてお送りすることができます。この場合は受け取り側でダウンロード後、Zipファイルを解凍するタイミングでパスワードが求められるようになります。
ただし、パスワードつきZipファイルで送ることで、メールサーバー側でのセキュリティチェックをすり抜けるマルウェアが流行していることから、パスワードつきZipファイルを受け取らないポリシーにしている企業が増えています。そのため、Zipは非推奨としております。Zip方式は受け取り側の企業で明らかに問題ない場合のみお使いいただいて問題ありません。
パスワードを同時に送りたくない（別の方法で案内したい）場合
ダウンロードURLとパスワードを同時に送ると、メールの送信経路で不正にメール内容が読み取られてしまうリスクがあるため、パスワードは別の方法で案内するか、「前回のパスワードと同じ」「電話番号の下4桁です」といったかたちで受け手にしかわからない内容で案内するほうが望ましいです。そのように案内したい場合は、アップロード確認ダイアログの「パスワードを伏せる」にチェックを入れ、さらに右のコンボボックスでパスワードの案内方法を設定しましょう。
上記のように設定して送信した場合、パスワードは「test」として設定されますが、案内メールは「前回と同じパスワードにになります」と記載して送られます。
パスワードを伏せるの右のコンボボックスでは「別途ご案内いたします」「前回と同じパスワードになります」「御社 電話番号の下4桁になります」のいずれかから選択できますが、手書きで入力することや、リスト項目を増やすことも可能です。詳しくは以下の「BMailの設定を変更する」の欄をご覧ください。
その他
さきほどのアップロード確認画面では様々な設定を行うことができます。各項目の設定は以下の通りです。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| １つのZIPファイルにまとめてアップロードする | ONの場合は１つまたは複数の添付ファイルを１つのZIPファイルに圧縮してアップロードします。 ※3つ以上の添付ファイルをまとめてアップロードする際は必ずONとなります。 |
| パスワード | ダウンロード時にパスワードを求める方式となりますが、OneDrive for Businessの場合のみご利用可能です。設定変更によりZipの解凍パスワード方式にすることもできます。（詳しくは「BMailの設定を変更する」の欄をご覧ください。）また、Zipの解凍パスワード方式にした場合は、「１つのZIPファイルにまとめてアップロードにする」をONにしないと入力できません。 |
| パスワードを伏せる | ONの場合は、パスワードを伏せて、別の方法で案内することができます。詳しくは「パスワードを同時に送りたくない（別の方法で案内したい）場合」をご覧ください。 |
| 有効期限を設定する | ONにした場合は、アップロードしたファイルに有効期限を設定することができます。あわせて横の日付コンボボックスで有効期限日を設定してください。時間は指定することはできません（指定した日付の0時となります。）この機能はPRO版のみお使いいただけます。また、OneDrive for Businessに契約している必要があります。（無償版のOneDriveではお使いいただけません。） |
| 宛名 | ダウンロード案内メールのヘッダーに沿える宛名を指定することができます。添付ファイルをつけていた元メールの冒頭に「●●様」と書いている場合は、同じ文字列が自動でセットされます。 |
なお、BMailの機能を使わずにそのまま添付ファイルをお送りしたい場合は、下側にある「そのまま送信」ボタンをクリックしてください。「キャンセル」ボタンを押すとダイアログが閉じ、メール作成画面に戻ります。
送信前にアップロードを行う（ダウンロード案内メールは自分で作成する）
また、メール文を作成中の段階で添付ファイルをアップロードすることもできます。さきほどの方法では元のメールと、ダウンロード案内メールを自動でお送りする方法でした。送る側としては効率的ですが、受け取り側としては2通にメールが分かれてしまうため、受け取りが手間になります。もし1通にまとめてお送りしたい場合は、以下の方法でお送りできます。
BMailをインストール後は、新規メール画面にも「アドイン」メニューが追加されていますので、この「アドイン」メニューの中にあるアップロードボタンをクリックします。
アップロード確認画面が表示されますので、「OneDriveにアップロード」をクリックします。
サインイン画面が表示されますので、OneDrive（Microsoft）のアカウントでログインしてください。
OneDriveにアップロードされます。完了後は以下の画面が表示されます。「コピー」ボタンにてこの内容をクリップボードにコピーすることができます。コピー後、「閉じる」ボタンを押しましょう。
アップロードが完了した時点でメール内から添付ファイルは削除されていますが、履歴画面でダウンロードすることもできます。事項の「事項の履歴を確認する」をご確認ください。
メール本文内で右クリック＞「貼り付け」または、Ctrl＋Vキーで元のメールに情報を張り付けます。その他の自由に文章を書いてお送りしましょう。
メールを作成しながらアップロードする分にはおそらく問題ありませんが、連続でアップロードだけを繰り返し行わないようにしてください。頻繁にアップロードするとしばらくのOneDriveのリクエスト制限が発生する場合があるためです。リクエスト制限が発生した場合、応答が返ってこず、タイムアウトエラーとなることがあります。もしタイムアウトエラーが出た場合はしばらく時間をおいてから再度試してください。
履歴を確認する
ファイルのダウンロード情報をユーザーに案内した後、送ったファイルの情報を再度確認したい場合や、ユーザーがダウンロード完了したので、ファイルを確認したい場合があります。その場合はOutlookの「アドイン」メニューにある「履歴」ボタンをクリックします。
もし、OneDriveにサインインしていない場合はサインイン画面が表示されますので、OneDrive（Microsoft）のアカウントでログインしてください。
アップロードしたファイルの履歴一覧が表示されます。送り先の宛先や送信日時、ダウンロードURLやパスワードなどが確認できます。既定では、送信日時が新しいものの上位1000件が表示されていますが、右側の「表示件数」にて変更が可能です。
宛先は「メール送信と同時にダウンロード案内メールを自動送信する」の方法で行った場合のみ表示されます。（「送信前にアップロードを行う」の方法でアップロードした場合は表示されません。）また、もし複数のアカウントでアップロードした場合は現在OneDriveで接続中のアカウントでアップロードしたファイルの履歴のみ確認することができます。もし他のアカウントのアップロード履歴を確認したい場合は「切断」ボタンでサインアウト後、再度確認したアカウントでサインインしてください。
また、履歴画面では以下の操作が可能です。
ファイルをダウンロードする
送信したファイルの対象のURL欄をクリックすることでアップロードしたファイルのダウンロードができます。
ダウンロード情報を表示する
「表示」ボタンを押すとユーザーがダウンロードに必要な情報を取得することができます。
ユーザーに再度ダウンロード情報を案内したい場合はこの方法で情報をコピーすることができます。
アップロードしたファイルを削除する
誤って別の宛先にファイルを送ってしまった場合には、各行の右端にある「削除」ボタンよりアップロードしたファイルを削除することができます。
削除実行後は状態列が「削除済」となります。もし行を削除したい場合の事項の「履歴を削除する」をご覧ください。
連続でファイルの削除を繰り返し行わないようにしてください。頻繁にアップロードするとしばらくのOneDriveのリクエスト制限が発生する場合があるためです。リクエスト制限が発生した場合、応答が返ってこず、タイムアウトエラーとなることがあります。もしタイムアウトエラーが出た場合はしばらく時間をおいてから再度実施してください。
アップロードしたファイルの削除後は元に戻すことはできませんのでご注意ください。
なお、既定の設定では「C:¥SendData」という場所にも添付したファイルのバックアップが作成されています。
もしOneDriveのWebサイトでファイルの場所を移動していた場合や削除済だった場合はは失敗となり、「状態」列が「削除失敗」となります。OneDrive上の別の場所に移動していた場合は、OneDriveから手動で削除してください。
履歴を削除する
履歴自体を削除したい場合は、対象のチェックをONにした後、左下にある「履歴を削除する」より削除できます。（「全選択」をおすことで表示されているすべての行をONにすることができます。ローカルに記録された履歴のみの削除となり、アップロードされたファイルは削除されません。ファイルも削除したい場合はあらかじめ各行にある「削除」ボタンよりあらかじめ削除してください。
設定を変更する
また、BMailではOutlookの「アドイン」メニューにある「設定」よりさまざまな設定変更が可能です。
各タブの内容をご説明します。
[接続]タブ
OneDriveのアプリケーション連携に必要な設定を行います。BMailをご利用する上では必須の設定項目となります。
各項目の設定は以下の通りです。詳細な設定方法についてはインストールの欄をご覧ください。
| 項目名 | 説明 | デフォルト値 |
|---|---|---|
| アプリケーションID | Azure Portalで登録したアプリケーションのアプリケーションIDを設定します。 | |
| 接続テスト | 上記のアプリケーションIDを使ってOneDriveに正しく接続できるかの接続テストを行います。 | |
| 接続成功時は接続状態を維持する | ONの場合は、OneDriveのサインイン成功時にログイン情報を保持され、Outlook終了時までログインを省略することができます。本設定は基本的にONで問題ありませんが、もし複数のOneDriveアカウントを切り替えて使いたい場合はOFFにしてください。また、パネルの中には現在接続中のアカウント名が表示されます。「切断」ボタンでサインアウトすることもできます。 | ＯＮ |
| リクエストのタイムアウト設定 | アップロードや履歴画面より削除実行時の最大の待ち時間を設定します。この時間を超えた場合はタイムアウトエラーとなります。OneDriveのリクエストを頻繁に実行すると、リクエスト制限により処理が跨がせタイムアウトエラーが頻繁起きるため、リクエスト制限を検知するために既定では60秒と短めに設定しています。ファイルが数10MBの場合は既定の60秒の設定で問題ありませんが、もし大容量のファイルを送りたい場合はタイムアウト設定を伸ばすことでお送り出来ます。 |
[アップロード]タブ
アップロード関係の設定を変更できます。
各項目の設定は以下の通りです。
| 項目名 | 説明 | デフォルト値 |
|---|---|---|
| OneDrive上のアップロード場所 | アップロードするOneDrive上のフォルダを指定します。OneDriveのルートからのパスとなります。ない場合は自動で作成します。また、アップロード時は同一ファイル名のファイルを上書きしないようにこのフォルダにタイムスタンプのサブフォルダを作成します。 | 送信ファイル |
| １つのZIPファイルにまとめてアップロードする | ONの場合は１つまたは複数の添付ファイルを１つのZIPファイルに圧縮してアップロードします。この値はアップロード確認ダイアログの初期値となります。 | |
| パスワード（初期値） | パスワードを設定します。この値はアップロード確認ダイアログの初期値となります。 パスワードには以下の置換変数を使用することも可能です。 <YYYY>…年（4桁） ＜YY>…年（2桁） ＜MM>…月 ＜DD>…日 例えば、「TEST_＜YYYY><MM><DD>」と設定し、2021年1月1日にファイルをアップロードすると「TEST_20210101」というパスワードとなります。このように送った日によって自動でパスワードを変えることができます。 | |
| パスワードを伏せる時の案内（初期値） | パスワードを伏せる場合の案内文の初期値を設定します。この値はアップロード確認ダイアログの初期値となります。 また、右にある「リスト」ボタンを押すとパスワード案内リストの設定画面を呼び出します。詳しくは次項の「パスワードおよびパスワード案内リスト」をご覧ください。 | |
| リスト | パスワードリストの登録画面を呼び出します。詳しくは次項の「パスワードリスト」をご覧ください。 | |
| パスワード方式 | 送信するファイルに付与するパスワードの方法を「OneDrive」、「ZIP」のいずれかより選択します。OneDriveの場合は、OneDriveからのダウンロード時にパスワードを求める方式となりますが、この方式はOneDrive for Businessの場合のみご利用可能となります。（OneDrive無償版の場合は送信時にエラーとなります。）「ZIP」にした場合はのZipファイルの解凍時にパスワードを求める方式となります。この方式の場合は無償版でもご利用いただけます。 | |
| 有効期限を設定する | ONにした場合は、アップロードしたファイルに有効期限を設定することができます。あわせて送信日時から何日後にするかを「1日後」「1週間後」「1か月後」「1年後」のいずれかから選択してください。この値はアップロード確認ダイアログの初期値となります。この機能はPRO版のみお使いいただけます。また、OneDrive for Businessの場合のみご利用可能となります。（OneDrive無償版の場合は送信時にエラーとなります。） | ＯＦＦ （1週間後） |
| アップロード前に添付ファイルをバックアップする | ＯＮの場合は添付ファイルをOneDriveに添付ファイルをアップロードする前にローカルのドライブに添付ファイルをコピーします。ＯＮの場合はあわせて「保存先」にフォルダを設定してください。フォルダがない場合は自動で作成されます。 | ＯＮ（C:\SenData) |
パスワードおよびパスワード案内リスト
[アップロード]タブより「パスワード（初期値）」または「パスワードを伏せる時の案内(初期値）」の右にある「リスト」ボタンを押すことによりコンボボックス値を呼び出される画面です。
パスワードリスト
「パスワード（初期値）」の右にある「リスト」ボタンより呼び出すことができます。例えば送り先の顧客ごとにパスワードを使い分けたい場合に、このパスワードリストであらかじめ登録しておくことで設定が楽になります。
追加する場合は、「表示名」、「パスワード」を入力の上、「追加」ボタンを押してください。（表示名はアップグレード確認ダイアログでパスワードを選択するコンボボックスに表示される名前になります。）また、リスト項目を削除したい場合はグリッドから該当の項目を選択後、「削除」をクリックしてください。ここで設定した情報は、アップロード確認ダイアログにて「パスワード」コンボボックスを開いた際のリスト項目となります。
上記のプルダウン項目のうち、＜RANDOM＞は既定で用意されている選択肢となります。＜RANDOM>を選択した場合は、12桁のランダムな英数字記号を生成します。
パスワード案内リスト
「パスワードを伏せる時の案内（初期値）」の右にある「リスト」ボタンより呼び出すことができます。既定では「別途ご案内いたします」「前回と同じパスワードになります」「御社 電話番号の下4桁になります」が設定されていますが、それ以外の選択肢を追加したい場合にこの画面で設定することができます。
追加する場合は、「パスワード案内文」を入力の上、「追加」ボタンを押してください。また、リスト項目を削除したい場合はグリッドから該当の項目を選択後、「削除」をクリックしてください。ここで設定した情報は、アップロード確認ダイアログにて「パスワードを伏せる」の右にあるコンボボックスを開いた際のリスト項目となります。
[メール]タブ
メールの「送信」ボタンを押したときのアップロード確認ダイアログの表示可否や、ダウンロード案内メールの内容を変更することができます。
各項目の設定は以下の通りです。
| 項目名 | 説明 | デフォルト値 |
|---|---|---|
| メールの送信時に添付ファイルアップロード＆自動メール送信 | ONにした場合は送信ボタンを押したときにアップグレード確認ダイアログを表示します。また、アップロードと同時にダウンロード情報を記載したメールを自動送信します。 | ON |
| 件名 | ダウンロード情報のメールの件名を設定します。<SUBJECT>と記載した部分は送信時、送信した元のメールの件名に置き換えられます。 | ファイル送信のご案内 (件名：<SUBJECT>) |
| 本文 | ダウンロード情報のメールの本文を入力します。本文中に＜FILEINFO>と記載した部分はファイル名やダウンロードURLの情報<PASSWORD>と記載した部分は設定したZIPパスワードやダウンロードパスワードにそれぞれ送信メール内で置き換えられます。FREE版の場合は本設定で記載したメール文章に加え、以下のBMailの紹介文が自動で追記されます。 ======================================================= ※本メールはOneDrive経由でファイル送信できるOutlookアドイン「BMail」で送信しています。 https://bmail.site/ ======================================================= | ファイルをお送りいたします。以下のURLよりダウンロードのほどお願いいたします。 ========== <FILEINFO> <PASSWORD> ========== ご不明な点がありましたらお知らせください。 |
| プレビュー | 設定した件名、本文の内容でメールフォームが起動されます。メールの送信イメージを確認することができます。 | |
| フッターに元メールの文章を載せる | ダウンロード情報のメールの本文の最後に、元のメールの文章を「>」の引用記号つきで記載します。 | OFF |
| メールの送信方法 | ダウンロード情報のメールの動作を以下のどちらかで選択します。 １．自動でメール送信を行う 通常のメール送信に続けてパスワードメールを自動送信します。自動送信の場合は、元メールを送信してからパスワード通知メールを送信するまでの秒数もあわせて指定します。 ２．メールフォームを起動する パスワード通知メールの件名、本文を設定した状態で新規メールフォームを起動します。この場合は送信ボタンを押すまで送信されません。 | 自動でメール送信を行う(２秒後) |
メールの送信方法が「自動でメール送信を行う」の場合、宛先はOutlookのデフォルトアカウントとなります。例えば、複数のメールボックス（またはエイリアス）を設定していて、デフォルトアカウント以外の特定のメールボックスのメールアドレスで送信してもダウンロード情報メールの宛先はデフォルトのメールアドレスになります。もしこの問題を回避したい場合は、メールの送信方法を「メールフォームを起動する」に設定の上、宛先を変更してお送りください。
[その他]タブ
メールの「送信」ボタンを押したときのアップロード確認ダイアログの表示可否や、ダウンロード案内メールの内容を変更することができます。
各項目の設定は以下の通りです。
| 項目名 | 説明 | デフォルト値 |
|---|---|---|
| 本文に「添付」と書かれているが添付ファイルがない場合に警告を表示する | ONの場合、本文内に「添付」という文字列があるにもかかわらず、添付ファイルがない場合に、警告を表示します。よく添付ファイルを忘れる場合にONにしておくことをおすすめします。 | ON |
| 添付ファイルのサイズが○○MBを超える場合に警告を表示する | ONの場合は、送信前に添付ファイルの合計サイズが指定したサイズを超えていないかチェックします。サイズをMB単位で入力してください。 | ON（10MB） |
| 確認ダイアログを表示する | 上記２つの該当しない場合も含め、常に確認ダイアログを表示します。宛先よくを間違える場合などにONにしておくことをおすすめします。 | OFF |
| 履歴の初期表示件数 | 履歴画面の一覧の既定の表示件数を指定します。既定では送信日時の新しいものから100件となります。大きい値にするほどこの件数を増やすことができますが、その分表示が遅くなります。 |
設定変更できる内容は以上になります。ぜひ自身の使いやすいように設定していただけたらと思います。